Concessione locali e spazi d'Ateneo
L'Università di Catania ha adottato delle Linee Guida per la Concessione in uso di spazi e locali d'Ateneo per lo svolgimento di eventi scientifico-culturali che dettagliano procedure, schema tipo e tariffario.
Docenti Unict
Stesso dipartimento
Nel caso di richiesta proveniente da docenti afferenti ad un Dipartimento dell’Ateneo e finalizzata all’utilizzo di locali e/o spazi in uso allo stesso Dipartimento per attività legate alle finalità istituzionali dell’Ateneo e organizzate direttamente ed esclusivamente da docenti dell’Ateneo o da ricercatori di enti pubblici di ricerca in convenzione, i locali potranno essere concessi a titolo gratuito direttamente dal Direttore del medesimo Dipartimento che attesta l’interesse scientifico/culturale dell’evento.
Sarà cura del Direttore del Dipartimento trasmettere al Direttore Generale copia dell’autorizzazione rilasciata ai richiedenti e comunicare all’Area dei Servizi Generali tutti gli eventuali servizi necessari per lo svolgimento dell’evento.
L’Area dei Servizi Generali procederà alla stima dei costi degli eventuali servizi aggiuntivi non compresi tra quelli indicati come servizi ordinari nel tariffario annesso. I costi di questi servizi aggiuntivi saranno addebitati al Dipartimento richiedente. Qualora venga stimata una cifra complessiva minore di 250 euro non si procederà all’addebito delle spese (franchigia).
Dipartimenti differenti
Nel caso di richiesta proveniente da docenti afferenti ad un Dipartimento, finalizzata all’utilizzo di locali e/o spazi in uso ad un Dipartimento diverso da quello di afferenza, il Direttore del Dipartimento richiedente attesta l’interesse scientifico/culturale per l’evento e avanza apposita istanza sia al Direttore Generale sia al Direttore del Dipartimento ospitante. Il Direttore Generale concederà l’autorizzazione all’utilizzo dei locali e/o spazi previa attestazione della disponibilità dei locali richiesti rilasciata dal Direttore del Dipartimento ospitante.
Sarà cura del Direttore del Dipartimento richiedente comunicare all’Area dei Servizi Generali tutti gli eventuali servizi necessari per lo svolgimento dell’evento.
L’Area dei Servizi Generali procederà alla stima dei costi degli eventuali servizi aggiuntivi non compresi tra quelli indicati come servizi ordinari nel tariffario annesso. I costi di questi servizi aggiuntivi saranno addebitati al Dipartimento richiedente. Qualora venga stimata una cifra complessiva minore di 250 euro non si procederà all’addebito delle spese (franchigia).
In mancanza di un riconoscimento di interesse scientifico/culturale per l’evento, da parte del Direttore del Dipartimento a cui il docente afferisce, il Direttore Generale potrà concedere in uso i locali/spazi a titolo oneroso secondo quanto previsto dal tariffario, previa acquisizione della attestazione di disponibilità dei locali per le date richieste rilasciata dal Direttore del Dipartimento ospitante. In tal caso si procederà al rilascio dell’autorizzazione previa stipula di apposito contratto e contestuale versamento da parte del soggetto richiedente delle somme dovute a titolo di corrispettivo.
In ogni caso, il Direttore Generale, acquisita dal Direttore del Dipartimento in cui si intende svolgere l’evento la dichiarazione di disponibilità dei locali per le date richieste e valutata la natura della manifestazione e l’eventuale interesse dello stesso per l’Ateneo, ha la facoltà di autorizzarne l’uso dei locali/spazi a titolo gratuito fermo restando il rimborso delle spese per i servizi aggiuntivi necessari per lo svolgimento dell’evento.
La procedura di autorizzazione è gestita dall’Area della Terza Missione.
Soggetti esterni
Nel caso di richiesta, proveniente da soggetti esterni all’Ateneo (soggetti pubblici e privati, individuali e collettivi) per lo svolgimento di un evento, finalizzata all’utilizzo di locali e/o spazi il Direttore Generale, sulla base di una valutazione sulla natura dell’evento e dell’eventuale interesse dello stesso per l’Ateneo, acquisito il parere sull’interesse scientifico/culturale dell’evento da parte del Direttore del Dipartimento e la disponibilità dei locali per le date richieste, potrà concederne l’uso o a titolo gratuito, fermo restando il rimborso delle spese per i servizi aggiuntivi necessari per lo svolgimento dell’evento, o a titolo oneroso secondo quanto previsto dall’allegato tariffario. Sarà cura dell’Area della Terza Missione chiedere all’Area dei Servizi Generali la stima dei costi di tutti i servizi necessari per lo svolgimento dell’evento. I costi dei suddetti servizi, anche nel caso di concessione d’uso a titolo gratuito, saranno addebitati al soggetto richiedente. In ogni caso si procederà al rilascio dell’autorizzazione previa stipula di apposito contratto e contestuale versamento da parte del soggetto richiedente, delle somme dovute a titolo di corrispettivo o di rimborso.
Il soggetto esterno richiedente dovrà, altresì, essere in possesso di polizza assicurativa a copertura degli eventuali danni causati ai locali o agli spazi concessi in uso per lo svolgimento dell’attività prevista.
La procedura di autorizzazione è gestita dall’Area della Terza Missione.
Luoghi non dipartimentali
Nel caso di richiesta, proveniente da soggetti esterni all’Ateneo (soggetti pubblici e privati, individuali e collettivi) per lo svolgimento di un evento, finalizzata all’utilizzo di locali e/o spazi il Direttore Generale, sulla base di una valutazione sulla natura dell’evento e dell’eventuale interesse dello stesso per l’Ateneo, acquisito il parere sull’interesse scientifico/culturale dell’evento da parte del Direttore del Dipartimento e la disponibilità dei locali per le date richieste, potrà concederne l’uso o a titolo gratuito, fermo restando il rimborso delle spese per i servizi aggiuntivi necessari per lo svolgimento dell’evento (in caso di concessione a titolo gratuito, qualora venga stimata una cifra complessiva minore di € 100,00 – franchigia - non si procederà all’addebito delle spese), o a titolo oneroso secondo quanto previsto dall’allegato tariffario. Sarà cura dell’Area della Terza Missione chiedere all’Area dei Servizi Generali la stima dei costi di tutti i servizi necessari per lo svolgimento dell’evento. I costi dei suddetti servizi saranno addebitati al soggetto richiedente. In ogni caso si procederà al rilascio dell’autorizzazione previa stipula di apposito contratto e contestuale versamento da parte del soggetto richiedente, delle somme dovute a titolo di corrispettivo o di rimborso.
Il soggetto esterno richiedente dovrà, altresì, essere in possesso di polizza assicurativa a copertura degli eventuali danni causati ai locali o agli spazi concessi in uso per lo svolgimento dell’attività prevista.
La procedura di autorizzazione è gestita dall’Area della Terza Missione.
Uffici amministrativi
Nel caso di richiesta, per lo svolgimento di un evento, proveniente dagli Uffici amministrativi dell’Ateneo e finalizzata all’utilizzo di locali e/o spazi in uso ad un Dipartimento o non assegnati ad alcun Dipartimento (ad es. Città della Scienza, spazi condivisi, aree esterne, ecc.), il Direttore Generale ha la facoltà di autorizzarne l’uso dei locali/spazi a titolo gratuito previa acquisizione della attestazione di disponibilità dei locali per le date richieste rilasciata dal Direttore del Dipartimento o dal/i responsabile/i della struttura richiesta in cui si intende svolgere l’evento.
La procedura di autorizzazione è gestita dall’Area della Terza Missione.
Studenti e associazioni studentesche
Nel caso di richiesta, per lo svolgimento di un evento, proveniente da studenti e Associazioni studentesche (ivi comprese le associazioni di dottorandi e specializzandi iscritti agli albi) o da organizzazioni sindacali dell’Ateneo finalizzata all’utilizzo di locali e/o spazi in uso ad un Dipartimento, i locali potranno essere concessi a titolo gratuito direttamente dal Direttore del medesimo Dipartimento. Tali eventi dovranno svolgersi esclusivamente durante l’orario ordinario di apertura dei locali. Sarà cura del Direttore del Dipartimento trasmettere al Direttore Generale copia dell’autorizzazione rilasciata ai richiedenti e comunicare all’Area dei Servizi Generali tutti i servizi necessari per lo svolgimento dell’evento.
In caso di richiesta che prevede l’uso del locali al di fuori l’orario ordinario di apertura dei locali e nel caso in cui la richiesta riguardi locali non assegnati ad alcun Dipartimento (ad es. Città della Scienza, spazi condivisi, aree esterne, ecc.), il Direttore Generale previa acquisizione della attestazione di disponibilità dei locali per le date richieste rilasciata da parte del Direttore del Dipartimento o del/i responsabile/i della Struttura in cui si intende svolgere l’evento, potrà concederne l’uso a titolo gratuito, fermo restando il rimborso delle spese per i servizi aggiuntivi necessari per lo svolgimento dell’evento.
La procedura di autorizzazione è gestita dall’Area della Terza Missione.
Palazzo Centrale
Nel caso di richiesta, proveniente da qualsiasi soggetto sia interno che esterno all’Ateneo, finalizzata all’utilizzo dell’aula magna, del chiostro e dei locali al piano terra e del primo piano del Palazzo dell’Università, per lo svolgimento di qualsiasi tipologia di evento, l’eventuale concessione d’uso sarà rilasciata dal Magnifico Rettore con le modalità dallo stesso individuate.
Eventuali allestimenti degli spazi sono a carico dell’Utilizzatore e devono essere realizzati con materiali conformi alle normative vigenti e alle indicazioni fornite dall’Ateneo.
Eventuali danni arrecati alle strutture e agli strumenti messi a disposizione dall’Università, non derivanti dalla normale usura, dovranno essere risarciti per intero dal richiedente.
Procedura
Dal punto di vista procedurale, si precisa che la richiesta di utilizzo dei locali e/o spazi universitari deve essere trasmessa dal richiedente entro e non oltre 20 giorni antecedenti alla data prevista per lo svolgimento dell’evento con l’obbligo di indicare:
- gli estremi identificativi del richiedente;
- i locali e/o spazi richiesti e la descrizione del tipo di manifestazione o evento per cui si richiedono;
- le modalità e i tempi di utilizzazione dei locali e/o spazi, in particolare, giorno e orario di inizio, giorno e orario di fine;
- il numero dei partecipanti;
- se è prevista la presentazione di materiale espositivo o stand;
- se è richiesto un collegamento dati;
- eventuali servizi di assistenza tecnica audio/video o altro;
- eventuali allestimenti previsti;
- se è previsto il servizio di catering (da effettuarsi a cura e spese del richiedente).
